Ako spraviť viac práce za menej času

Najmä pre tých, ktorí pracujete pri počítači, alebo v kancelárii môže prísť vhod pár tipov, ako si zefektívniť prácu. V dnešnej dobe sme pri práci značne rozptyľovaní najrôznejšími podnetmi. Výsledkom je, že dohromady nespravíte nič. Klasickým príkladom môže byť situácia, kedy vďaka e-mailu, telefónu a trebárs Facebooku nemôžete vôbec pracovať na svojich projektoch. Ako to je možné?

Pracujeme v dávkach

Náš mozog dokáže pracovať optimálne na jednej veci. Začnete sa niečomu venovať a ako ide čas, mozog sa akoby napojí na danú prácu. Postupne dosiahnete čo treba – tempo, rytmus, alebo tok. Nazvať to môžeme akokoľvek, v praxi práca ide od ruky. Často nás dokonca začne baviť. Tento stav môže trvať nejaký čas, desiatky minút nie sú problémom.
Príkladom môže byť spisovateľ, ktorý si sadne ku klávesnici a začne písať príbeh. Prípadne pokračuje tam, kde včera prestal. Ako píše, ponára sa hlbšie do témy, nápady sa vynárajú, práca pokračuje.

Prerušenia rušia prácu

Predstavte si, že v tejto situácii mu vo vrecku zazvoní telefón. To naruší prácu mozgu. Procesy myslenia, ktoré ako jemné pradivo v čase vytvárali príbeh sa prerušia. Je potrebné zdvihnúť telefón. Aj keby to bol omyl, toto vyrušenie z práce je merateľné. Pár sekúnd vyrušenia sa často dá „vrátiť späť“. Ak ale telefonát znamená inú úlohu, je koniec. Pár minútový hovor (napríklad s manželkou, ktorá sa len chce uistiť, že si muž nezabudol zobrať jedlo) môže úplne rozrušiť psychický stav potrebný pre prácu. Potrvá ďalších asi 20 minút, kým sa mozog znova dostane do stavu plne sústredeného na prácu.

Preto ak máte prácu, pri ktorej musíte stále prepínať pozornosť z úlohy na úlohu tak výsledkom bude plnenie úloh iných. Ste dispečer? Manažér? Potom môže byť vašou prácou práve to, že okamžitým rozhodovaním pomáhate riadiť prácu. To je vaša práca – pomáhať aby iní pracovali.

Pokiaľ ale vaša úloha je pracovať tvorivo, musíte si na prácu vyčleniť čas v ktorom nebudete nikým rušení. Inak zabijete čas na neproduktívnej úrovni.

V čase práce nedovoľte, aby vás terorizoval e-mail. Na e-maily odpovedajte až potom, čo si spravíte svoje úlohy. Napríklad v čase obeda a pred odchodom z práce.
Nikdy nedovoľte, aby ste deň začali čítaním e-mailov, či nebodaj na Facebooku. Ani neviete ako, bol by večer a ešte ste nič nespravili.
E-mail nastavte tak, aby sa nová pošta prijímala vždy ručne. Nie automaticky každých pár minút. To vás potom vyrušujú hlásenia, že v schránke máte npvú poštu. No a čo? Každú chvíľu vám príde nová pošta. Ak zakaždým prerušíte prácu, nespravíte nič.
E-mail nastavte na oneskorené odosielanie. Toto je overený tip! Mnoho ľudí je schopných pin-pongovať si s vami e-maily typu otázka odpoveď.

Pokiaľ vás vyrušujú kolegovia, alebo známi, dohodnite sa s nimi, že v určitom čase nesmiete byť rušení. To sa dá zariadiť trebárs nápisom na stole. Pomôže, ak tam bude napísané, kedy budete k dispozícii na otázky, alebo riešenie problémov.

Telefón je v čase pre prácu výhodné vypnúť. Prepnite ho na odpovedač a po skončení práce vyriešte všetky telefonáty.

Týmto spôsobom sa vám v začiatkoch bude pracovať len ťažko. Budete mať pocit (aj vaše okolie) že by ste mali riešiť problémy iných. No po krátkom čase si na to zvyknete. Aj vaši kolegovia si zvyknú, že v istých chvíľach vás síce vidia, ale nie ste práve prítomní – duchom. Tak dosiahnete dobré pracovné výsledky.

Kompresia úloh

Vyrušenie z práce je často chaotické. Ak chcete ušetriť čas, spájajte veci, ktoré sú podobné. E-maily riešte v jednom časovom bloku. Obchodné rokovania si naplánujte tak, aby ste ich vybavili jedno za druhým. Reporty môžete čítať v aute na tablete počas zápchy. Knihy či internetové články sa dajú načítať počítačom do MP3 a môžete ich počúvať počas prechádzky zvanej šport. Nie je ideálne vždy a všetko kombinovať, ale prinajmenej zvážte, čo je možné.

Zbytočné rozhodovanie

Niektoré úlohy nás zaťažujú celkom zbytočne. Má mať prezentácia modrú, alebo zelenú farbu? To predsa nie je dôležité. Venujte tomu málo času. Vždy sa pýtajte, ako dôležitá je činnosť, ktorú práve chcete začať robiť.

Zistíte, že sú to často maličkosti a zbytočnosti, ktoré nám zaberú najviac času.